業務マニュアルは、業務の標準化や新人研修のために重要視されるツールです。会社の規模が大きくなったり、チェーン店を運営する場合には欠かせません。中小企業においても、社長や管理職の業務を部下に引き継ぎ、本来の業務に専念できるようにするために役立ちます。
「それならマニュアルを作ればいいじゃん！」と思うかもしれませんが、日々の業務に追われながらマニュアルを作成するのは大きな負担になります。また、マニュアルがなくても頑張れば仕事は回るため、つい後回しになってしまいがちです。
マニュアルの重要性を実体験から学ぶ
実際に、私が運営に携わったフィットネスジムでも、マニュアルの完成には10年かかりました。マニュアルがない間は、以下のような問題がありました。
- スタッフごとに指導内容が異なる
- 掃除の仕方が人によってバラバラ
- 何か問題が起きると責任者への確認が必須
過去にもマニュアルを作成したことはありましたが、業務内容が変化すると次第に使われなくなってしまうという課題がありました。また、スタッフの入れ替わりが定期的に発生するため、マニュアルの必要性は常に感じていましたが、作成に時間を割く余裕がなかったのが実情です。
しかし、業務体制が整い、少し余裕が出てきたタイミングでマニュアルを作成したところ、新人教育がスムーズになり、業務の判断基準が明確になりました。
とはいえ、スタッフ全員がマニュアルを隅々まで読むわけではありません。ただ、「マニュアルがある」という事実が、業務の基準となり、会社の資産として機能するのです。
マニュアルを活用するための工夫
マニュアルを作ればそれで終わりではなく、以下のような運用の工夫が必要です。
- 日常的に活用する習慣をつけること
- 変更があった際に、どこが変わったのかを明確にすること
こうした経験をもとに、業務マニュアル作成サービスを始めたところ、多くの企業から「対応の統一を図りたい」「新人教育の基準となるものがほしい」といったニーズがあることが分かりました。
わかりやすい業務マニュアルの作り方について詳しく知りたい方は次の記事も参考にしてください。
なぜマニュアルを外注すると良いのか？
「マニュアルは社内で作るもの」という認識が一般的であり、そもそも外注という選択肢を考えたことがない企業も多いでしょう。
また、外注に対しては、以下のような懸念があるかもしれません。
- 業務を知らない第三者に任せると時間がかかるのでは？
- 機密情報を外部に出すのは不安
- 売上につながらないコストはなるべくおさえたい
しかし、マニュアル作成には客観的な視点が必要な場合もあります。それは、業務を知りすぎていると、無意識に「当たり前」と思うことを省略してしまい、初心者にはわかりにくいマニュアルになりがちだからです。
その点、第三者に依頼すると初心者目線で整理されたマニュアルが作成できます。
さらに、自社で作ろうとすると「腰が重くてなかなか進まない」ということもあります。外注することで、決めた期限内にマニュアルを完成させることができるのもメリットです。多少コストをかけても、短期間でマニュアルを完成させるメリットは大きいです。
業務マニュアルの外注のメリットについて詳しく知りたい方は、次の記事も参考にしてください。
外注の際の注意点
ただし、マニュアル作成を外注する場合、以下の点には注意が必要です。
最初の情報提供が重要
マニュアル作成には、業務の詳細な情報が必要です。そのため、最初に業務フローや現場のルールを整理し、外部に共有する手間が発生します。
完成後の確認作業も必須
外注先が見やすく整理してくれるとはいえ、内容が実際の業務と合致しているかどうかは社内で確認しなければなりません。完全に丸投げはできないため、「社内で作る意識」を持ちつつ外部の力を活用することが重要です。
これからの時代、マニュアル作成がより重要になる理由
私が業務マニュアル作成サービスを始めて半年が経ち、定期的に依頼をいただいています。
今後、少子高齢化による人手不足が加速する中で、業務の標準化や新人教育の効率化は、さらに重要になっていくでしょう。
また、AIの発展により、ある程度整った文章を自動生成することは可能になっています。しかし、マニュアルは現場のリアルな感覚（時には人の感情）を汲み取り、適切にアウトプットすることが求められるため、AIだけでは完全に代替できない領域だと考えています。
マニュアルを外注することで、マニュアルがないことで生じる負担や非効率を減らし、業務の標準化・効率化を進めるためにも、マニュアル作成の外注をぜひ検討してみてください。
マニュアル作成にお困りの方はお気軽にお問合せ下さい。
