「マニュアルは業務を熟知した人が作るもの」と思っていませんか？
確かに、社内の人間が作るのが理想的ですが、実際には「作ろうと思っても時間がない」ことがほとんどです。
本記事では、マニュアル作成の外注という選択肢について詳しく説明します。業務マニュアルの早期完成にお役立てください。
マニュアル作成が後回しになる理由
- 日々の業務に追われて時間が取れない
- どのようにまとめればよいかわからない
- 途中で業務が変わり、作成が止まる
- 作っても誰も活用しない
こうした理由から、マニュアルが必要だと分かっていても、なかなか作れないのが現実です。
そこで、マニュアル作成を外注する という選択肢が出てきます。
なぜマニュアルを外注すると良いのか？
①作成にかかる時間を大幅に短縮できる
マニュアル作成を社内で進めようとすると、情報整理から執筆、レイアウト調整まで全て自社で行う必要があります。
その結果、
「忙しくて進まない」→ 先延ばし → いつの間にか作られないまま…
という状況に陥りがちです。
一方、外注すればどんなにかかっても数ヶ月で完成 するため、業務の標準化や新人教育の負担を早期に軽減できます。
実例：私がマニュアルを自作したとき
実際、私が運営していたフィットネスジムでは、マニュアルを完全に整えるまで 10年かかりました。
「作ってしまえばこんなに便利なものはない」と感じましたが、10年もかかってしまっては意味がない。
外注なら、どんなにかかっても数ヶ月で完成し、すぐに活用できるのが大きなメリットです。
② 初心者にもわかりやすいマニュアルができる
マニュアルは 業務を熟知した人が作るべきと思われがちですが、実際には「熟知しているからこそ、新人がどこでつまずくか分からない」こともあります。
外注なら、マニュアル作成者が第三者視点で「誰にでもわかるように」作るため、
- 学生やシニアのスタッフでも理解しやすい
- 専門用語を減らし、初心者向けの説明ができる
- 情報の抜け漏れを防げる
というメリットがあります。
③ 仕事内容の整理にもつながる
マニュアルを作成する過程で、業務フローが整理されるのも大きなメリットです。
社内でマニュアルを作ろうとすると、「とりあえず手順書を作る」だけになりがちですが、外注の場合、ヒアリングを通じて業務の全体像を整理しながら作成するため、
- 業務の無駄が見える化される
- 属人化していた業務が標準化される
- 教育コストが削減できる
といった効果が期待できます。
外注のデメリット
もちろん、外注にもデメリットがあります。
「外注することでむしろ手間が増えるのでは？」と感じる方もいるでしょう。
① 説明に時間がかかる
マニュアルを作成するには、外注先に 業務内容を説明する時間が必要 になります。
しかし、それを理由に「自分で作った方が早い」と考えるのは、長期的には非効率 です。
外注すれば、一時的な説明の手間はあっても、その後はマニュアルが自動的に業務をサポートしてくれます。さらに、マニュアル作成中は、本来の仕事に専念できるのです。
② 情報漏洩のリスク
マニュアルには社内の機密情報が含まれるため、情報漏洩リスクには注意が必要です。
- 機密保持契約（NDA）を結ぶ
- 信頼できる業者を選ぶ
- 社内で管理できる形で納品してもらう
といった対策を取ることが重要です。
③ 費用がかかる
「マニュアルは社内で作るもの」と考える会社にとって、外注は 余分なコスト に見えるかもしれません。
しかし、
「マニュアルがないことで発生するムダ」
- 何度も口頭で指導しなければならない
- スタッフごとに業務のやり方が違う
- 属人化が進み、引き継ぎが難しくなる
こうした隠れたコストを考えると、外注の費用は決して無駄ではありません。
マニュアル作成を外注すべきか？
マニュアルを自社で作るか、外注するかは、求めるクオリティや業務の状況によって変わります。
- 簡単な手順書レベル → 自社で作成
- 業務を標準化し、新人教育の質を上げたい → 外注も検討
特に、早く・確実に完成させたい場合は外注が有効 です。
まとめ
マニュアル作成は後回しになりがちなタスクです。自社でなかなか進まない場合は、外注すると短期間で完成し、教育コスト削減や業務整理にも役立ちます。
費用はかかるが、業務効率の向上を考えれば投資価値は高いと言えます。
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